Jaki obieg dokumentów jest najlepszy dla Twojej firmy ?
Co wybrać: zewnętrzną aplikację czy raczej dedykowany moduł w ramach systemu ERP ?
Jeszcze przed czasem pandemii koronawirusa rynek oprogramowania dla elektronicznego obiegu dokumentów i przepływu pracy (workflow) rósł w szybkim tempie. Mnogość rozwiązań i producentów może przytłaczać. My chcielibyśmy spojrzeć na aspekt wdrożenia obiegu dokumentów z innej perspektywy: jak zmaksymalizować wartość dodaną wdrożenia workflow w zależności od tego, w jaki sposób działa firma.
Wiemy już z doświadczenia, że rozwiązania uniwersalne ogólnego przeznaczenia są dobre tylko wtedy, kiedy obsługują procesy standardowe, niewyróżniające się niczym szczególnym. Ale każda firma dąży przecież do tego, żeby wyróżniać się na rynku, być o te kilka długości przed konkurencją. Jak wprowadzić obieg dokumentów, żeby osiągnąć przewagę konkurencyjną ? Na to pytanie odpowiemy w dalszej części artykułu.
Poziomy dojrzałości obiegu dokumentów
Obieg Dokumentów w każdym przedsiębiorstwie występuje w formie mniej lub bardziej zdefiniowanej. Zależnie od skali i organizacyjnej dojrzałości przedsiębiorstwa jego procesy biznesowe są one w różnym stopniu określone i przestrzegane. Wyróżnijmy trzy grupy przedsiębiorstw o różnej skali dojrzałości procesów:
1. Obieg dokumentów nieformalny
W przypadku mikroprzedsiębiorstw pojedynczy pracownicy mogą prowadzić zakupy lub przygotowują oferty sprzedaży, a jedna lub dwie inne osoby wyrażają na to zgodę. Wszystko może odbywać się poza systemowo np. przez telefon, email lub przez ogólne ustalenia. Następnie w obiegu pojawią się faktury, które zostaną zaksięgowane co najmniej na cele podatkowe oraz opłacone.
2. Obieg papierowych dokumentów
Bardziej dojrzałe procedury obiegu dokumentów kosztowych, popularne w wielu firmach, wiążą się z ręcznym opisem na ich papierowej wersji. W przypadku dokumentów przesyłanych drogą email są one drukowane i procesowane dalej w wersji papierowej.
Typowo takie papierowe dokumenty dostają:
- W Recepcji:
- pieczęć z datą wpływu
- czasami również pieczęć z numeratora dająca kolejny numer dokumentu w dzienniku
- Działy handlowe / merytoryczne
- ręczne adnotacje pozwalające na określenie centrum kosztów lub też innych wymiarów np. pracownik, nr rejestracyjny, nr seryjny urządzenia itp.
- Przełożeni, dyrekcja, zarząd
- podpisy akceptacyjne wymagane przez dokument danego typu lub wartości
W kolejnych etapach procesu dokumenty finansowe są weryfikowane, księgowane, a przelewy wykonane. Księgowość najczęściej również dopisuje na dokumentach numery ewidencyjne z Systemu Księgowego. Finalnie dokumenty kończą swoje procedowanie w papierowym archiwum.
3. Obieg elektronicznych dokumentów kosztowych
Stosowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentu (EOD) wymaga oparcia go na zdefiniowanych grupach, etapach i możliwych przejściach pomiędzy nimi. Na poszczególnych etapach użytkownicy uzupełniają odpowiednie pola i decydują i skierowaniu dokumentu do kolejnego etapu.
Jeżeli firma decyduje się na wprowadzenie EOD ma do wyboru wdrożenie:
a) w ramach systemu klasy ERP
b) wykorzystanie popularnych rozwiązań chmurowych typu OCR / Obieg Dokumentów
W obu przypadkach dobrą decyzją jest skorzystanie z usług firm wdrożeniowych, które poprowadzą przedsiębiorstwo przez taką zmianę i sprawnie skonfigurują wymagane elementy oraz pomogą wprowadzić konieczne zmiany w organizacji. Zanim jednak zapadnie decyzja, które z rozwiązań jest lepsze dla naszej firmy warto rozważyć kryteria.
Elektroniczny Obieg Dokumentów w ramach systemu ERP
Wykorzystanie Obiegu Dokumentów zawartego w systemie ERP zależy od tego czy system w ogóle zawiera takie moduły oraz jakie są ich możliwości funkcjonalne.
Atutami tego rozwiązania są:
- pełniejsza integracja z obiektami systemu ERP takimi jak Zamówienia, Faktury, Płatności, Umowy, Kontrahenci itp.
- informacja o statusie trwającego procesowania dokumentów, która może być ważna dla innych działań systemu ERP
- całość dostępna w jednym Systemie tj. obrazy dokumentów oraz ich elektronicznych opis
- przy licencjonowaniu całości on-premise przeważnie koszt jest niższy niż w rozwiązaniach Obiegu Dokumentu / OCR – pracujących jako usługa chmurowa.
Przykładowe Case Study dla EOD w ramach systemu ERP
Firma handlowo-usługowa z kilkoma oddziałami na terenie Polski. Zajmuje się sprzedażą, wynajmem oraz serwisowaniem maszyn budowlanych oraz wózkami podnośnikowymi. Roczne obroty przekraczają 150 mln. zł.
Sprzedaż urządzeń oraz ich serwisowanie traktowane są jako Zamówienia od Odbiorców. Firma chce znać ich rzeczywistą rentowność. Dodatkowo jest wymagane raportowanie rentowności sprzedaży oraz serwisowania urządzeń w podziale na ich marki oraz modele urządzeń.
W firmie obowiązuje kultura pracy oparta na Zamówieniach zarówno od Odbiorców (ZO) jak i do Dostawców (ZD). Transakcje Zakupu i Sprzedaży mogą się odbywać po wcześniejszym wprowadzeniu Zamówień do systemu. Jedne i drugie zamówienia powyżej pewnego progu kwotowego oraz innych kryteriów podlegają akceptacji przez przełożonych lub także zarządu.
Diagram pokazuje 3 grupy dokumentów, których zachowanie omówimy w kontekście obiegu dokumentów EOD.
- ZO1, ZD11, ZD12 -> to wewnętrzne dokumenty Zamówień od Odbiorcy i do Dostawców
- FZ11, FZ12, FV1 -> to faktury zakupu oraz sprzedaży
- PZ11, WZ1 -> to dokumenty magazynowego przyjęcia i wydania.
Wewnętrzny obieg dokumentów w firmie.
Przedmiotem wewnętrznego obiegu dokumentów są Zamówienia. Są to obiekty Systemu ERP, które funkcjonują w formie elektronicznej. W postacie PDF lub wydruku mogą być generowane na potrzeby wymiany danych z klientem oraz dostawcami. W zamodelowanym przykładzie mamy 4 działy:
- Handlowcy zajmujący się Sprzedażą
- Przełożeni w dziale Sprzedaży – oni zatwierdzają i autoryzują ceny, umowy sprzedaży lub inne warunki
- Logistyka tutaj w aspekcie Zamówień do dostawców
- Przełożeni pracowników Logistyki akceptujący warunki zamówień do dostawców, przed ich zleceniem dostawcom.
Obieg dokumentów przychodzących
Po wykonanych pracach dostawców do firmy dostarczane są faktury zakupu, dokumenty transportowe, protokoły wykonany prac. Następnie odbywa się Elektroniczny Obieg Dokumentów przychodzących. Diagram pokazuje model takiego procesu dla faktur kosztowych.
Taki model EOD, który został zaimplementowany w systemie klasy ERP, wymaga od tego systemu określonych właściwości:
- Tworzenie Faktur na podstawie Zamówień w systemach ERP ma charakter przekształcenia jednego dokumentu: Zamówienia w drugi: Fakturę. Dzięki temu wszelkie cechy z przygotowanego wcześniej Zamówienia i jego pozycji propagują się na Fakturę, a następnie na zapisy księgowe.
- W przypadku zamówień długich list towarów wprowadzanie faktur zakupu bez wcześniej określonych zamówień byłoby bardzo mozolne. Jest tak szczególnie w przypadku gdy Zamówienia ZD są generowane automatycznie przez moduł zatowarowania magazynu.
- Powiązanie różnych ZD i kosztów z pojedynczym Zamówieniem od Odbiorcy ZO, które są na zapisach księgowych pozwala zobaczyć rzeczywistą rentowność danego ZO.
- Jedno Zamówienie może łączyć się z wieloma fakturami, a pojedyncze faktury mogą wynikać z wielu zamówień. Jednak weryfikacja odbywa się na poziomie ilości poszczególnych pozycji z tych dokumentów. Przechowywanie informacji i relacji na poziomie pozycji tych dokumentów jest niezbędne do efektywnego działania takiego rozwiązania.
- Zasady wymaganej akceptacji dokumentów w systemie ERP mogą zawierać reguły pozwalające na automatyczne przechodzenie etapów akceptacji kosztów gdy spełnione są konfigurowalne warunki np.
- zupełna zgodność zaakceptowanego Zamówienia z Fakturą lub
- wartość faktury, która nie wymaga dodatkowej akceptacji przez Dyrekcję Finansową
- status Dostawcy zaufanego i rzetelnego
Kryterium dla Firmy wskazującym na realizację EOD w ramach systemu ERP:
- Firma ma kulturę pracy opartą na Zamówieniach, a otrzymane faktury wiąże z tymi Zamówieniami
- Duża ilość dokumentów kosztowych zarówno magazynowych jak i nie magazynowych
- System prowadzi magazyn i ma dużą ilość kart towarowych
- Potrzeba prowadzenia zaawansowanej księgowości zarządczej pozwalającej na określanie rentowności poszczególnych Zamówień, Centrów kosztowych, Obszarów działalności
Obieg dokumentów w rozwiązaniu SaaS (usługi zdalnej)
Systemy OCR faktur / Obiegu Dokumentów to kilka popularnych rozwiązań na rynku polskim. Niektóre z tych rozwiązań mają o gotową integracją nawet z 20 różnymi systemami ERP lub systemami finansowo-księgowymi. To czy nasz system jest na takiej liście może być najistotniejszym warunkiem koniecznym dla ekonomicznej decyzji.
Atutami tego rozwiązania są:
- uzupełnienie systemu finansowo-księgowego lub ERP, który nie ma dobrego wsparcia dla EOD
- stale doskonalone OCR dokumentów finansowych, w których poprawność rozpoznawania pól przekracza 99%
- oferta dla Biur Rachunkowych, których klienci potrzebują Obiegu Dokumentów
Popularne na polskim rynku systemy on-line rozpoznawania OCR obrazów faktur i innych dokumentów finansowych rozwijają się od ok. 10 lat. Od początku głównymi użytkownikami takich systemów są biura rachunkowe i do nich adresowane są dedykowane cenniki. Poza biurami rachunkowymi również firmy z własnymi działami księgowymi korzystają z ofert chmurowych systemów OCR. Ze względu na tą drugą grupę użytkowników zaczęła pojawiać się oferta usługi Obiegu Dokumentów. Mogą one być skierowane zarówno do firm z własnymi księgowościami jak i do biur rachunkowych. Zobaczmy przykładowe zestawienie znanych systemów OCR Faktur pod kątem Obiegu Dokumentów w ich ofercie.
Przepływ dokumentów kosztowych w programie SaldeoSMART
Jednym z bardziej dojrzałych i popularnych rozwiązań z rodziny OCR faktur i EOD jest system SaldeoSMART. System pozwala z łatwością skonfigurować:
- Grupy użytkowników nadając im uprawnienia na poszczególnych etapach procesu obiegu dokumentów
- Obiegi dokumentów – definiowane dla różnych typów dokumentów
- Etapy obiegu dokumentów z przypisaniem Grup użytkowników którzy w nich biorą określony udział oraz warunkami przechodzenia do kolejnych Etapów. Po zdefiniowaniu tych elementów cały proces jest prezentowany graficznym diagramem. Którego przykład można zobaczyć poniżej.
W takim przepływie dokumentów kosztowych utworzone są następujące etapy:
- Rejestracja dokumentu kosztowego - na tym etapie Sekretariat odbiera dokument w wersji papierowej lub elektronicznej, skanuje go i dodaje do systemu (w przypadku faktur elektronicznych dodaje od razu plik, bez skanowania). Faktura zostaje poddana procesowi odczytu, a następnie pracownik dokonuje weryfikacji poprawności odczytanych danych lub uzupełnia dane określone dla jego etapu jako wymagane.
Następnie kieruje fakturę do następnego etapu (Opis merytoryczny) wskazując imiennie osobę odpowiedzialną za dany dokument (odpowiedzialnego za ten dokument pracownika).
- Opis merytoryczny – osoba odpowiedzialna za dany dokument wykonuje opis dokumentu.
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych, dokument trafia do akceptacji do przełożonego.
- Akceptacja przełożonego - na tym etapie Osoba przełożona sprawdza poprawność dokumentu opisanego przez osobą podwładną. Gdy z dokumentu wynikają jakieś nieścisłości lub wymagają uwagi zarządu dokument może zostać przeniesiony do etapu „Akceptacja Zarządu”.
- Weryfikacja i zatwierdzenie Księgowość na tym etapie za dokument odpowiada „Księgowość” która dokonuje jego dekretacji.
W przypadku, gdy dokument nie jest kompletnie opisany, aby mógł być poprawnie zaksięgowany, Księgowość może skierować dokument do etapu „Do wyjaśnienia” i przypisać do niego osobę przełożoną ew. osobą z zarządu.
- Do wyjaśnienia na tym etapie wskazana osoba odpowiedzialna działu Zarząd nanosi na dokument brakujące informacje i kieruje z powrotem dokument do Księgowości (etap: Weryfikacja i zatwierdzenie Księgowość).
- Wysyłka do programu księgowego etap końcowy obiegu dokumentu. Na tym etapie dokument jest gotowy do wysyłania do programu księgowego lub ERP. Rzeczywista wysyłka może się odbywać ręcznie przez eksport odpowiednich obiektów do plików i import w systemie lub automatycznie jeżeli dany system ma zbudowane odpowiednie interfejsy do SaldeoSmart.
Kryteria dla Firmy wskazujące na realizację EOD w ramach systemu chmurowego wspierającego OCR dokumentów finansowych:
- Firma dostaje duże ilości faktur za usługi lub towary nie-magazynowe
- Zamówienia wystawiane są w różnorodny sposób i nie stosuje ścisłego łączenia zamówień z przychodzącymi fakturami lub też dużo faktur przychodzi bez zamówień w systemie
- Firma nie wykorzystuje magazynów w ramach systemów finansowo-księgowych lub ERP
- Księgowość jest głównie podatkowa, a zarządcza jest przeważnie oparta o analitykę, a nie większą ilość wymiarów.