Sprawne wprowadzanie dokumentów kosztowych do Exact dzięki SaldeoSMART
Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki integracji Exact z Saldeo
Czy warto inwestować w integrację ERP z zewnętrznym systemem OCR ?
Wdrożenie systemu i rozwiązania ERP w każdym przedsiębiorstwie ma na celu zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji i danych związanych z istotą działalności organizacji. Dzięki systemowi ERP organizacja może sprawnie utrzymywać kontrolę m.in. nad projektami, strategią finansową, harmonogramem, magazynem, logistyką produkcji dostaw. Zastosowanie systemu klasy ERP, pozwala na zoptymalizowanie realizowanych przez firmę usług lub produkcji i szybszy jej rozwój – nie jest to nic odkrywczego, ale czy istnieje uniwersalny system ERP?
Na potrzeby organizacji w danej chwili może się tak wydawać, ale to jedynie wrażenie. Otoczenie biznesowe, regulacje prawne, sytuacja rynkowa zmieniają się bez przerwy i tu porzućmy akademickie rozważanie.
Proces i koszt uruchomienia systemu klasy ERP stanowi niemałą część budżetu organizacji. Można już co prawda korzystać z ERP w modelu subskrypcyjnym, ale co robić, kiedy mamy już wdrożony system ERP i pojawiają się wymagania nowych funkcjonalności, czy też potrzeby wsparcia pracy, procesów do tej pory nie obsługiwanych przez nasz system.
Nierzadko w takich wypadkach okazuje się, że istnieją proste sprawne i sprawdzone rozwiązania – zewnętrzne aplikacje, serwisy itd. które wypełniają te potrzeby, a wdrożenie wymaganych nowych funkcjonalności w naszym ERP wymaga poniesienia nietuzinkowych nakładów czasu i finansowych.
Tak np. dzieje się w przypadku konieczności zoptymalizowania już realizowanych przez ERP usług i usprawnienia – „upłynnienia” - poprawy funkcjonowania obiegu dokumentów. Warto rozważyć opcję integracji systemu ERP z gotowym sprawdzonym rozwiązaniem, systemem, aplikacją które spełnia wymagania i jednocześnie nie spowoduje konieczności poniesienia dodatkowych znaczących kosztów wdrożenia i użytkowania. Rozwiązanie takie, systemem, aplikacja, często ma charakter uniwersalny, co wcale nie oznacza, że nie mogłoby integrować się z naszym ERP.
Sytuacja przed wdrożeniem systemu
Dla jednego z naszych Klientów, wieloletniego, zadowolonego użytkownika Exact ERP, pojawiła się konieczność usprawnienia procesu wprowadzania do systemu dokumentów kosztowych FV poprzez jego automatyzację i w taki sposób, aby zapewnić minimalizację błędnie wprowadzanych dokumentów a także zapewnić proces ich obiegu i dekretacji.
Po przeanalizowaniu dostępnych opcji Klient, szybko nabrał przekonania, że jego potrzeby w tym zakresie spełniają już istniejąca używana aplikacja SaldeoSMART.
Do obsługi FK Klient korzystał z usług zewnętrznych dostawców – biur rachunkowych.
Ponieważ korzystał z wielu rozwiązań do celów obsługi finansowo księgowej które nie były ze sobą zintegrowane wydłużało to znacznie proces obsługi dokumentów FK i powodowało nie małą ilość błędów przy ich manualnym wprowadzaniu i dekretacji.
Klient rozważał dwie drogi rozwoju funkcjonalności istniejącego rozwiązania ERP:
- Rozwijanie funkcjonalności i wdrożenie wymaganych funkcji wewnątrz używanego systemu ERP.
- Integrację gotowego, sprawdzonego i powszechnie stosowanego rozwiązania (dostępnego
w modelu subskrypcyjnym) ze swoim systemem Exact ERP.
Sama opcja integracji systemów nie była oczywistym rozwiązaniem. Jeden z najpowszechniej używanych systemów spełniający wymagania Klienta w zakresie nie posiadał mechanizmów umożliwiających integrowanie z Exact ERP. Poza tym wymagania dot. dostępu przez wielu użytkowników i wymagania bezpieczeństwa IT ograniczyły możliwości dostosowywania interfejsu systemy ERP.
Wdrożenie konektora SaldeoSMART - Exact
Po przeanalizowaniu wymagań klienta, Scapaflow Consulting przygotował rozwiązanie pozwalające na szybkie, sprawne i proste zintegrowanie Exact ERP i saldeoSmart - Konektor SaldeoSMART- Exact ERP.
KONEKTOR – ogólny opis
Konektor Scapaflow umożliwia wymianę dokumentów między SaldeoSMART i sytemem Exact oraz synchronizację danych referencyjnych. Pozwala na pełną integrację Exact z saldeoSMART i tym samym efektywne zaimplementowanie pełnej funkcjonalności saldeoSMART, takiej jak:
ODCZYTYWANIE DOKUMENTÓW
- Skanowanie dokumentów i odczytywanie w saldeoSMART
- Weryfikacja i kategoryzacja dokumentów
- Import dokumentów do programu księgowego
- Elektroniczne archiwum dokumentów
- Odczytywanie wyciągów bankowych w saldeoSMART
OBIEG DOKUMENTÓW
- Wprowadzenie dokumentów w elektroniczny obieg
- rejestrację w systemie
- proces opisu merytorycznego
- wieloetapową akceptację
- archiwizacje
- import dokumentów do systemu ERP Exact lub modułu programu księgowego
Nie ma potrzeby sięgać po papierowe dokumenty – ich podgląd jest widoczny na monitorze. Zawsze wiadomo na jakim etapie jest dokument i kto obecnie nad nim pracuje.
Konektor umożliwia importowanie dokumentów danej firmy oznaczonych jako gotowe do eksportu
z saldeoSMART do odpowiedniej bazy Exact. Pozwala także na synchronizację danych referencyjnych z systemu Exact ERP do saldeoSmart.
Aplikacja Konektora SaldeoSMART- Exact ERP została opracowana jako aplikacja WEB. Jej główną funkcją jest wymiana danych pomiędzy integrowanymi systemami. Konektor nie gromadzi danych. Zapisywane są jedynie informacje w formie logów z wykonanych operacji (w formie plików tekstowych oznaczonych datą i godziną).
Użytkownik Konektora loguje się do saldeoSMART oraz do systemu Exact ERP. Z Konektora może korzystać wiele osób jednocześnie dzięki czemu użytkownicy mogą:
- wprowadzać cyfrowe postacie dokumentów finansowych do saldeoSMART w postaci plików PDF lub JPG
- odczytywać główne atrybuty dokumentów przy pomocy mechanizmów OCR
- realizować Elektroniczny Obieg Dokumentów związany z ich akceptacją oraz nadaniem wymiarów kontrolingowych
- przekazywać do działów księgowych sformalizowane dokumenty elektroniczne (dokumenty w saldeoSMART z określonymi atrybutami, które zostały ustalone na podstawie obrazu dokumentu).
- weryfikować kompletność dokumentu, w szczególności dane dot. kontrahenta, kwot, dat, kategorii, rejestru oraz wymiarów
- uzupełniać w możliwym zakresie analitykę lub inne elementy dokumentu (co pozwoli na samo-uczenie się systemu przy kolejnych podobnych księgowaniach)
- oznaczać w saldeoSMART dokument jako gotowy do eksportu do systemu Exact ERP
Etap obiegu widoczny jest na liście dokumentów Konektora.
Widoczna jest także historia zmian na dokumencie.
Korzyści
Wydajnie i bezpiecznie
Połączenie Konektora z saldeoSMART jest oparte o aktualne i bezpieczne rozwiązania takie jak TLS 1.2 i TLS 1.3.
Wdrożenie konektora Scapaflow SaldeoSMART do systemu oprogramowania Exact ERP jest indywidualnie dostosowywane i parametryzowane do implementacji i funkcjonalności systemu Exact ERP w którym pracuje organizacja. W ten sposób każdy użytkownik systemów Exact ERP może korzystać z systemu SaldeoSMART i przyspieszyć proces wprowadzania faktur lub obiegu dokumentów w organizacji. Nowoczesna platforma, która umożliwia odczytywanie danych z faktur wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów to narzędzie dla przedsiębiorców do komunikacji z księgowością, wystawiania faktur i kontroli płatności, które w połączeniu z Exact ERP przenosi organizacje na wyższy poziom.
Systemy klasy ERP, nie zawsze są wdrożone, od razu w pełnym spektrum swojej dostępnej funkcjonalności w chwili wdrożenie. Jednocześnie wymagania biznesowe i operacyjne dynamicznie się zmieniają. Powszechnie wykorzystywane są moduły finansowo księgowe czy kadrowo płacowe. Konieczność ich wdrożenia w pierwszej kolejności wymuszają także nieustannie zmieniające się przepisy oraz wymagania i preferencje biur lub działów księgowych.
Konektor Scapaflow Exact ERP do saldeoSmart pozwala na efektywne, szybkie i niezawodne połączenie różnych rodzajów systemów dostarczających wymagane funkcjonalności
w uzupełniających się obszarach.
Konektor Scapaflow Exact ERP do saldeoSmart tworzy w ten sposób przestrzeń dla synergii - przyszłości rozwoju systemów ERP w organizacji.