Transformacja cyfrowa w branży logistycznej
Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki enova365
Nasz klient
O firmie Zeppelin Polska
Zeppelin Polska Sp. z o.o., jest filią spółki Zeppelin Czechy i częścią międzynarodowej Grupy Zeppelin GmbH, która działa w ponad 34 krajach. Na polskim rynku istnieje od ponad 25 lat. W portfelu firmy znajdziemy wózki widłowe marki Hyster, ładowarki i urządzenia podnośnikowe marki Manitou, samojezdne żurawie szosowo-terenowe marki Grove, specjalistyczne maszyny dla portów i przemysłu Meclift, jak również elektryczne pojazdy platformowe Goupil. Ponadto ZPL oferuje wynajem krótko i długoterminowy, sprzedaż i wynajem używanych wózków widłowych i maszyn, zapewniając przy tym kompleksowe wsparcie autoryzowanego serwisu na terenie całego kraju.
Sytuacja przed wdrożeniem systemu
Przed wdrożeniem systemu enova365, firma Zeppelin Polska korzystała z wielu rozwiązań. Do celów obsługi finansowo-księgowych używana była Symfonia, system handlowo-magazynowy, jako osobna instancja Symfonii, a do celów obsługi procesów sprzedażowych stosowano system Exact CRM. Systemy nie były ze sobą zintegrowane, co znacznie wydłużało czas pracy oraz rozbieżności pomiędzy danymi w systemach.
Serwis maszyn był obsługiwany poza systemowo – m in. w arkuszach Excel. Brak spójnego rozwiązania skutkował zbyt długim obiegiem dokumentów.
Zarząd i pracownicy chcieli pracować bardziej efektywnie. Chcieli używać narzędzia, które usprawni i zautomatyzuje konkretne procesy. Firma oczekiwała usprawnienia procesów biznesowych ze szczególnym naciskiem na kontrolę kosztów.
Pierwszy etap wdrożenia
Uporządkowanie procesów z enova365
Wprowadzenie jednolitego systemu obejmującego obszary: Handlowo-Magazynowy, Finansowo-Księgowy oraz CRM pozwoliło wyeliminować rozbieżności danych pomiędzy systemami. Szczególnie zauważalne było ujednolicenie Kontrahentów pomiędzy systemami CRM oraz Handlowo-Magazynowym. Nareszcie uzyskano spójność informacji pomiędzy Handlem a Księgowością.
Ważnym obszarem wdrożenia enova365 były Serwis i jego dostosowanie do sieci warsztatów i mechaników wyjazdowych Zeppelin Polska. Wprowadzone zostały elektroniczne Protokoły Serwisowe, które klient podpisuje na urządzeniu mobilnym po wykonanej przez mechaników pracy. Radykalnie skróciło to czas od wykonania usługi do momentu wystawienia faktury.
Wdrożona została automatyczna integracja z kluczowymi dostawcami w zakresie: zamówień, cennika, informacji o towarach oraz import faktur. To mocno wpłynęło na efektywność operacyjną działu części zamiennych i serwisu. System automatycznych zamówień na magazyn min-max został oparty na danych historycznych z poprzednich 12 miesięcy. Dzięki niemu zauważalnie poprawił się wskaźnik dostępności części zamiennych w centralnym magazynie.
Obok modułów decydujących o efektywności firmy, w kontaktach z klientami i dostawcami również wdrożony został moduł Kadrowo-Płacowy wraz z Portalami Pracownika i Kierownika. To pozwoliło na samoobsługę pracowników, co ma duże znaczenie w firmie o wielu oddziałach w całym kraju i licznych mechanikach wyjazdowych, pracujących poza oddziałami.
Drugi etap wdrożenia
Optymalizacja procesów z enova365
Wdrożenie enova365 to był początek zmian. Elastyczność systemu i jego możliwości pozwoliły na stałą optymalizację procesów w firmie. Dzięki temu zostały osiągnięte następujące cele:
1. Wdrożenie analityki kontrolingowej w enova365 - wiemy na czym ile zarabiamy
Dopracowywany został model fakturowania wewnętrznego, księgowania z zapisem wielu cech oraz system raportowania. Dzięki temu możliwa stała się ocena rentowności poszczególnych maszyn, modeli maszyn, marek, umów wynajmu długoterminowego, umów FullSerwis, czy w końcu pojedynczych zleceń serwisowych lub zamówień sprzedaży.
2. Każdy dokument dostępny w postaci cyfrowej na żądanie
Digitalizacja wszystkich przychodzących finansowo-księgowych dokumentów do firmy pozwoliła na eliminację ich wersji papierowej w księgowości oraz bardzo szybki dostęp do obrazu tych dokumentów podczas pracy z enova365. Digitalizacja objęła również pisma urzędowe US, ZUS, dokumenty prawne, pisma księgowe oraz pisma handlowe.
3. Każda faktura kosztowa musi być uzasadniona i zaakceptowana przez osobę odpowiedzialną
Główne typy obiegu dokumentów workflow wiążą się z akceptacją kosztów: dokumentów kosztowych, kosztów delegacji oraz przypisywaniem obsługi pism różnego rodzaju. Dokumenty generowane przez Zeppelin Polska w niektórych wypadkach też podlegają obiegowi akceptacyjnemu. Istotny wpływ na obieg dokumentów ma kultura pracy oparta na zamówieniach. Dzięki temu praktycznie wszystkie dokumenty kosztowe przychodzące do firmy wynikają, z wcześniej wystawionego zamówienia do dostawcy. To również ułatwia późniejszy proces wprowadzenia, akceptacji oraz alokacji danego wydatku.
4. Dokumentacja kadrowa dostępna w postaci elektronicznej
W 2019 roku rozpoczęła się również digitalizacja dokumentacji Kadrowej czy wprowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Pracowniczej. Jest to proces dobrze wsparty przez stale aktualizowany system enova365.
5. Automatyzacja czynności związanych z badaniami technicznymi UDT
Nasz klient jako pierwsza firma zintegrowała się z Urzędem Dozoru Technicznego (UDT). Dzięki zbudowanym interfejsom pracownicy mogą w enova365 pobierać dokumenty urzędowe protokołów z badań i decyzje zezwalające na eksploatację tych Urządzeń. Również w enova365 na karcie urządzenia widoczna jest data ważności badań i uwagi z wcześniej przeprowadzonych badań. Przy wielotysięcznej flocie maszyn objętych dozorem technicznym taka integracja daje realną kontrolę i przewagę operacyjną.
Czynniki decydujące o sukcesie
- Spójne dane w jednym systemie
- Uporządkowanie i automatyzacja procesów
- Natychmiastowy dostęp do bardzo szczegółowej analityki kosztów i przychodów
- Bardziej efektywne zarządzanie
- Optymalizacja kosztów
- Możliwość zwiększenia skali biznesu
- Eliminacja papierowych dokumentów i możliwość pracy zdalnej
- Gwarantowana zgodność z przepisami
"Dobre zrozumienie potrzeb i procesów biznesowych w firmie, to jedne z najważniejszych aspektów, dzięki którym cały proces wdrożenia systemu ERP staje się widoczny. W Zeppelin Polska zrobiliśmy pierwszy duży krok, chcemy maksymalnie wykorzystać możliwości systemu enova365, kontynuować rozwój, by sprostać wymaganiom zmieniającego się dynamicznie rynku. W połączeniu ze wsparciem kompetentnego partnera, którym jest firma Scapaflow Consulting, jesteśmy przekonani, że usprawnimy kolejne procesy, dzięki którym staniemy się jeszcze bardziej konkurencyjni na rynku."