Skip to main content
redingo scapaflowredingo scapaflow

FAQ - najczęściej zadawane pytania do KSeF 2.0

Frequently Asked Questions - KSeF 2.0

FAQ KSeF 2.0 - ważne pojęcia

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny służący do wystawiania i pobierania faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej.

Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem KSeF, czyli numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF. Faktura ustrukturyzowana ma postać elektroniczną xml zgodną ze strukturą logiczną. Od 1 lutego 2026 obowiązuje struktura logiczna w wersji FA(3).

Jest to struktura logiczna e-Faktury, którą należy stosować od 1 lutego 2026 r. Strukturą logiczna opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP pod adresem https://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/

FA(3) to schemat faktury z prostym układem sekcji:

  • Nagłówek – techniczne informacje o przesyłanej fakturze.

  • Podmioty – dane sprzedawcy, nabywcy oraz ewentualnie innych stron (np. faktor, jednostka JST) lub podmiotów upoważnionych (np. komornik, przedstawiciel podatkowy).

  • Szczegóły – kwoty, stawki VAT, wymagane adnotacje, a także informacje o płatności i transporcie.

  • Stopka – dodatkowe uwagi.

Nowość: możliwość dodania załącznika (po zgłoszeniu w e-US) przez uzupełnienie elementu Zalacznik w schemacie.

Schemat FA(3) obsługuje wszystkie typy faktur (podstawowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczające) i obejmuje komplet danych wymaganych przepisami oraz dane dodatkowe.

Tak, faktura ustrukturyzowana i e-faktura oznaczają to samo.

Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Nie, e-faktura jest szczególnym przypadkiem faktury elektronicznej, bo jest fakturą ustrukturyzowaną, czyli wystawioną w konkretnym formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną - np FA(2) lub FA(3) - wyspecyfikowaną przez Ministerstwo Finansów. Każda e-faktura jest fakturą elektroniczną, bo jest wystawiona w postacie elektronicznej, ale nie każda faktura elektroniczna jest e-fakturą, bo e-faktura ma ściśle określony format.

Pole P_1 jest elementem struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej (xml) i oznacza datę wystawienia faktury. Bez względu na datę przesłania do KSeF i datę nadania numeru KSeF data P_1 zawsze oznacza datę wystawienia faktury. 

FAQ KSeF 2.0 - Jak to działa ?

W większości firmach faktur wystawiane były do tej pory przy użyciu systemów informatycznych. Po wejściu w życie KSeF 2.0 zmieni się proces wystawiania Faktury VAT, jeśli nabywcą nie jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. System informatyczny służący do fakturowania musi być dostosowany do wymagań KSeF 2.0.

Jeśli nabywcą nie jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to :

  1. System fakturujący generuje xml w strukturze logicznej FA(3). 
  2. System fakturujący przesyła xml do KSeF.
  3. Po udanym przyjęciu dokumentu KSeF rozpoczyna proces nadawania numeru KSeF.
  4. Status przetwarzania powinien być widoczny w systemie służacym do fakturowania.
  5. Proces nadawania numeru KSeF kończy się pobraniem UPO. UPO zawiera nadany numer KSeF.
  6. Dopiero wtedy w systemie fakturującym można traktować dokument jako pełnoprawną Fakturę VAT.

Jeśli Twój system do fakturowania nie obsługuje KSeF, możesz skorzystać z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/

Jeśli chcesz zautomatyzować swoje procesy tak, aby uniknąć ręcznej pracy, rozważ przejście na nowoczesny system zapewniający zgodność z przepisami., Skontaktuj się z nami przy pomocy formularza poniżej.

Zgodnie z art. 106ni, jeśli podatnik nie wystawił faktury przy uzyciu KSeF, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100 % kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 % kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF.

UWAGA - zgodnie z art 23. pkt 4. ustawy zmieniającej kary są odroczne do 1 stycznia 2027r.

Zgodnie z art. 106ni, jeśli podatnik nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline , naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100 % kwoty podatku wykazanego na tej fakturze przesłanej z opóźnieniem, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 % kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze przesłanej z opóźnieniem.

UWAGA - zgodnie z art 23. pkt 4. ustawy zmieniającej kary są odroczne do 1 stycznia 2027r.

W przypadku problemów technicznych z brakiem dostepu do internetu, w sytuacji kiedy musimy wystawić fakturę natychmiast, jest możliwość skorzystania z trybu offline24. Umożliwia to art. 106nda ustawy o VAT.

Jeśli nabywca korzysta z KSeF to nie można przekazać mu wizualizacji aż do momentu przesłania do KSeF. 

Jeśli nabywca nie korzysta z KSeF, to po wygenerowaniu XML można przekazać mu wizualizację takiej faktury, ale trzeba dodać do takiej wizualizacji tzw. dwa kody weryfikujące - w postaci QR kodów lub linków:

  • Pierwszy kod QR (lub link) służący do weryfikacji faktury z napisem "OFFLINE"
  • Drugi kod QR (lub link) służący do weryfikacji certyfikatu z napisem "CERTYFIKAT"

Po wystawieniu faktury w trybie offline24, należy niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dacie wystawienia (P_1) przesłać fakturę do KSeF. Niedotrzymanie tego terminu będzie od 1 stycznia 2027 r. podlegać karom nakładanym przez urzędy skarbowe.

Awaria KSeF może zostać ogłoszona na dwa sposoby:

  • Komunikat o wystąpieniu awarii w BIP (Biuletyn Informacji Publicznej)
  • Komunikta w środkach społecznego przekazu (bez komunikatu w BIP)

Sposób postępowania jest zupełnie inny w tych dwóch przypadkach.

Awaria zakomunikowana w BIP - tryb awaryjny

Ustawodawca przewidział w takiej sytuacji w art. 106nf ustawy o VAT tryb awaryjny. W tym trybie można wystawić fakturę poza KSeF w postaci zgodnej z wzorem e-faktury ,czyli zgodnym ze strukturą logiczną. W tym przypadku można udostępnić nabywcy wizualizację faktury, przy czym należy na niej umieścić dwa kody weryfikujące:

  • Pierwszy kod QR (lub link) służący do weryfikacji faktury z napisem "OFFLINE"
  • Drugi kod QR (lub link) służący do weryfikacji certyfikatu z napisem "CERTYFIKAT"

Po wystawieniu faktury w trybie awaryjnym, należy przesłać fakturę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (ogłoszonie w BIP). Niedotrzymanie tego terminu będzie od 1 stycznia 2027 r. podlegać karom nakładanym przez urzędy skarbowe.

Awaria zakomunikowana w środkach masowego przekazu - awaria całkowita

Art. 106ng ustawy o VAT przewiduje możliwość wystąpienia tzw. awarii całkowitej. Wtedy awaria KSeF nie jest ogłaszana w BIP, tylko w środkach społecznego przekazu. Proces wystawiania faktur w takim przypadku wygląda tak, jak przed wejściem w życie KSeF - faktury można wystawiać "po staremu" i nie trzeba ich przesyłać do KSeF.

Tak, dla klienta zagranicznego jest obowiązek wystawiania faktury w KSeF. Można taką fakturę udostępnić elektronicznie lub papierowo, to znaczy przekazać klientowi zagranicznemu wizualizację e-faktury z kodem QR.

Nie, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie ma też zakazu stosowania KSeF dla sprzedaży konsumenckiej, można dobrowolnie wystawiać faktury konsumenckie w KSeF i udostępniać je elektronicznie lub papierowo przekazując wizualizację e-faktury z kodem QR.

Jeśli w okresie przewidzianym na dosłanie faktury zostanie ogłoszona awaria KSeF (np. komunikat w BIP MF), termin przesłania faktury zostaje przesunięty. Nowy termin liczony jest od dnia zakończenia ostatnio ogłoszonej awarii, ale nie może przekroczyć 7 dni roboczych.

W przypadku trybu awaryjnego, jeśli w trakcie siedmiodniowego okresu na dosłanie faktury pojawi się kolejna awaria, licznik terminu zostaje zresetowany. Nowy termin zaczyna się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii.

Potwierdzenie transakcji można wydać nabywcy, jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF. Będzie można wystawić potwierdzenie transakcji w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE. Może to być np. w przypadku dokonywania sprzedaży na stacjach benzynowych, w sklepach stacjonarnych, gdzie klient spodziewa się dokumentu potwierdzającego transakcję. Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.

Zgodnie z informacją od Ministerstwa Finansów, "wydanie potwierdzenia transakcji nie będzie regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne".

Potwierdzenie transakcji musi zawierać tylko poniższe elementy:  

  • podstawowe dane stron transakcji tj.:
    • dane sprzedawcy (Podmiot1) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres,
    • dane nabywcy (Podmiot2) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,
  • numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
  • kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),
  • dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”

Uwaga: potwierdzenie transakcji z uwagi na swój zakres elementów nie będzie fakturą ani fakturą uproszczoną. Dokument ten powinien posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji”.

FAQ KSeF 2.0 - pytania i odpowiedzi techniczne

Uwierzytelnianie w systemie KSeF API 2.0 należy wykonać aby uzyskać dostęp do zasobów systemu. Opiera się na pobraniu tokenu dostępu (accessToken) w formacie JWT, który jest konieczny do autoryzacji operacji API. Uwaga - token JWT to nie jest to samo co token generowany w Aplikacji Podatnika KSeF. Token JWT służy tylko do autoryzacji w ramach danej sesji.

Token wygenerowany w Aplikacji Podatnika ważny jest do czasu unieważnienia go przez użytkmownika, przy czym trzeba pamiętać, że tokeny będą wykorzystywane tyko do końca 2026r. Potem będzie trzeba korzystać z certyfikatów.

Nie, nie ma możliwości pobierania faktur z KSeF przyrostowo bez stronicowania.

Walidacja w KSeF 2.0 obejmie następujące elementy:

  • Zgodność struktury XML z obowiązującym wzorem e-faktury
  • Unikalność faktury - kryterium duplikatu będzie stanowić kombinacja NIP sprzedawcy (Podmiot1NIP) + Rodzaj faktury (RodzajFaktury) + Numer faktury (P_2)
  • Poprawność dat - Data wystawienia faktury P_1 musi być taka jak data przyjęcia dokumentu do KSeF lub wcześniejsza
  • Rozmiar pliku - Maksymalny rozmiar faktury bez załączników: 1 MB
  • Maksymalna liczba faktur w jednej sesji to 10 mln.
  • W ramach wysyłki wsadowej można wysłać maksymalnie 50 paczek ZIP, każda może mieć co najwyżej 100 MB
  • Poprawne szyfrowanie - Faktura zaszyfrowana AES-256-CBC (klucz symetryczny 256 bit, IV 128 bit, PKCS#7), klucz symetryczny szyfrowany algorytmem RSAES-OAEP (SHA-256/MGF1)
  • Zgodność skrótu faktury wraz z rozmiarem pliku
  • Zgodność skrótu zaszyfrowanej faktury wraz z rozmiarem pliku
  • Sprawdzenie uprawnień do wystawienia faktury

Jeśli faktura wystawiona w trybie offline nie przejdzie walidacji technicznej (np. niezgodność ze schematem, duplikat, zbyt duży rozmiar), to możliwe jest przesłanie tzw. korekty technicznej. Można ponownie wygenerować poprawny XML (po usunięciu poprzedniego błędu w generacji) i wskazać w polu hashOfCorrectedInvoice skrót SHA-256 oryginalnej faktury offline, która została odrzucona. Wówczas stary kod QR zostanie automatycznie powiązany z nowym, poprawnym dokumentem.

Uwaga - nie dotyczy to sytuacji, kiedy oryginalna faktura została odrzucona przez brak uprawnień.

Nie można korygować w ten sposób treści faktury.

Korektę techniczną można wysłać tylko raz (chyba że korekta techniczna też nie przejdzie walidacji).

Sesja wsadowa to proces umożliwiający jednorazowe przesłanie wielu faktur w formie paczki ZIP do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ułatwia masową automatyzację wysyłki dokumentów.

  • Wszystkie faktury muszą być zapisane w formacie XML zgodnym ze schematem FA.
  • Dokumenty są pakowane do archiwum ZIP, które dzielone jest na części nie większe niż 100 MB.
  • Każda część ZIP-a jest szyfrowana algorytmem AES-256-CBC, a klucz szyfrujący AES zaszyfrowany RSAES-OAEP.
  • Sesja jest otwierana przez API KSeF – przekazywane są metadane paczki oraz zaszyfrowany klucz.
  • Poszczególne części ZIP-a są przesyłane osobno pod wskazane adresy.
  • Zamknięcie sesji uruchamia walidację faktur i generowanie UPO.

Po zamknięciu sesji można:

  • pobrać listę sesji,
  • sprawdzić status konkretnej sesji,
  • przejrzeć wszystkie faktury w sesji lub tylko te odrzucone,
  • pobrać UPO dla pojedynczej faktury (na podstawie numeru referencyjnego lub numeru KSeF).

Błąd w pojedynczej fakturze nie unieważnia całej sesji. Poprawne dokumenty otrzymują numery KSeF oraz indywidualne UPO, natomiast błędne trafiają na listę odrzuconych.

Zgodnie z ustawą faktura powinna zawierać między innymi kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Może zaistnieć sytuacja, w której podatnik nadał tym dokumentom numery faktur zgodnie z ustawą, ale do KSeF przesłał je w kolejności niezgodnej z chronologią wynikającą z numerów tych faktur. 

Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów: 

Jeśli zasada numeracji narastającej (w momencie przygotowywania plików XML w programie księgowym) była zachowana, ale z przyczyn technicznych doszło do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF w kolejności niezgodnej z ich numeracją, nie będzie to przesłanką odrzucenia faktury przez system. Nie jest to również przesłanką zobowiązująca podatnika do wystawienia faktury korygującej, w celu poprawienia nadanego pierwotnie numeru faktury, wskazanego w polu P_2 (w przypadku, gdy faktura o numerze wcześniejszym została przesłana do KSeF później niż faktura o numerze późniejszym).

Jeśli Twój system nie obsługuje KSeF 2.0, postaramy się pomóc !